In der Kinder- und Jugendhilfe gilt ab Juli 2025 eine neue gesetzliche Anforderung, die es in sich hat. Mit dem § 9b SGB VIII wird festgelegt, dass Fallakten nicht nur bis zum 30. Lebensjahr aufbewahrt werden müssen, sondern zusätzlich ganze 70 Jahre darüber hinaus. In der Praxis bedeutet das, dass Unterlagen zu einem einzelnen Fall bis zu 100 Jahre lang archiviert werden müssen. Wer sich das bildlich vorstellt, landet schnell bei kilometerlangen Papierregalen oder völlig überlasteten Servern. Genau hier beginnt das Problem, denn Papierarchive sind schon nach wenigen Jahren anfällig für Schäden und kaum gegen Verluste abgesichert. Noch heikler wird es mit vielen gängigen IT-Verfahren, die weder die Anforderungen an Revisionssicherheit erfüllen noch mit Blick auf den Datenschutz wirklich zukunftssicher sind.
Wenn Einrichtungen und Dienste diese Vorgaben ignorieren, wird es teuer und riskant. Denn neben möglichen rechtlichen Konsequenzen drohen auch Schwierigkeiten in Entgeltverhandlungen, wenn unklar ist, wie mit den Akten umgegangen wird. Und am Ende müssen genau die Einrichtungen die Mehrkosten schultern, die eigentlich knapp kalkulieren müssen. Ein Wegschieben oder Abwarten hilft also nicht, vielmehr braucht es eine tragfähige und praktikable Lösung.
Eine erste wichtige Erkenntnis dabei ist die klare Trennung von Klientendokumentation und Langzeitarchiv. Während die Dokumentation für den täglichen pädagogischen und organisatorischen Gebrauch gedacht ist, geht es beim Archiv um eine rein rechtliche Pflicht zur Aufbewahrung. Beides in einem System abzubilden, führt unweigerlich zu Problemen, sei es bei der Performance, beim Datenschutz oder bei der langfristigen Verfügbarkeit. Eine saubere Trennung bedeutet, dass nur das archiviert wird, was wirklich aufbewahrungspflichtig ist, und dass die täglichen Arbeitsprozesse nicht zusätzlich belastet werden.
Die gute Nachricht ist, dass es mit Fallaktenarchiv.de® bereits ab 45 EUR monatlich zzgl MwSt. eine Lösung gibt, die genau auf diese neuen Anforderungen zugeschnitten ist. Sie ist nicht nur DSGVO-konform und revisionssicher, sondern wird auch in einem deutschen Rechenzentrum betrieben, was zusätzliche Sicherheit und Verlässlichkeit bringt. Für Einrichtungen besonders wichtig: Die Kosten sind u.a. nach § 78b SGB VIII refinanzierbar. Das bedeutet, dass die Finanzierung nicht allein aus den ohnehin knappen Budgets der Träger gestemmt werden muss. Damit wird aus einer scheinbar unlösbaren Pflicht eine handhabbare Aufgabe.
In der Praxis läuft es so, dass Fallakten gezielt und einfach ins Archivsystem übertragen werden, wo sie revisionssicher und für die nächsten Jahrzehnte verfügbar bleiben. Gleichzeitig bleiben die pädagogischen Systeme schlank und handlich. Damit wird vermieden, dass Mitarbeitende in überfüllten Datenbanken nach aktuellen Informationen suchen müssen. Stattdessen ist klar geregelt, was ins Archiv gehört und was nicht.
Neben der technischen Lösung bietet Fallaktenarchiv.de® auch praxisnahe Unterstützung.
Wer noch tiefer einsteigen möchte, findet auf unserer Website zusätzliche Informationen in einem ausführlichen PDF, das alle Fragen rund um rechtliche Vorgaben, Datenschutz und Refinanzierung klärt.
Ab dem 1. November 2025 startet dann das Onboarding, sodass Einrichtungen rechtzeitig vor der nächsten Entgeltverhandlung gegenüber dem Jugendamt abgesichert sind. Bestellungen nehmen wir ab sofort an auf unserer Website: Fallaktenarchiv.de®
Die eigentliche Herausforderung liegt weniger in der Aufbewahrung selbst, sondern darin, den richtigen Zeitpunkt für den Einstieg zu wählen. Wer jetzt handelt, verschafft sich Sicherheit und vermeidet, später unter Zeitdruck teure Notlösungen einführen zu müssen. Und ehrlich gesagt: Wer möchte schon in zehn Jahren erklären müssen, warum die Akten nicht ordnungsgemäß archiviert wurden?
Hier finden Sie den Informationsfolder zum Fallaktenarchiv.de® (PDF-Download)
Vorsicht: Falschannahmen – z. B. von Softwareanbietern – reduzieren § 9b SGB VIII auf revisionssichere Ablage. Tatsächlich geht es auch um Einsichtsrechte, Aufbewahrungsfristen bis 100 Jahre und Datenschutz. Unsere Lösung erfüllt diese Anforderungen vollumfänglich.
Haben Sie noch Fragen? Dann senden Sie uns gerne ein E-Mail an datenschutz(at)ijos.net