Stadt Münster: Entgeltverhandlungen dauern zu lange? Wer trägt das finanzielle Risiko?

Uns haben mehrere Leistungserbringer der Kinder- und Jugendhilfe auf ein aktuelles Schreiben der Stadt Münster aufmerksam gemacht. Das Amt für Kinder, Jugendliche und Familien teilt darin mit, dass es aufgrund der Arbeitsbelastung seit dem vergangenen Jahr nicht mehr gelinge, alle beziehungsweise zumindest die meisten Entgeltvereinbarungen innerhalb einer Kündigungsfrist von drei Monaten neu abzuschließen. Für den 23.09.2026 lädt die Stadt deshalb Träger stationärer und teilstationärer Maßnahmen zu einem Austausch ein. Dabei soll es um „mögliche neue Wege bzw. Veränderungen oder Anpassungen im Bereich der Entgeltverhandlungen“ gehen. Das ist zunächst nachvollziehbar. Wenn die bisherigen Verfahren nicht mehr funktionieren, muss man darüber reden.

Das Schreiben enthält aber einen Punkt, der weit über die Arbeitsbelastung des Jugendamtes hinausgeht. Wenn Entgeltverhandlungen über Monate nicht abgeschlossen werden können, stellt sich wegen des Rückwirkungsverbots des § 78d SGB VIII die Frage, wer die dadurch entstehende Finanzierungslücke trägt. Und noch etwas fällt auf: Die im Schreiben genannte Kündigungsfrist von drei Monaten ist keine gesetzliche Frist des SGB VIII.

Eine dreimonatige Kündigungsfrist sieht das SGB VIII nicht vor!

Bei Entgeltvereinbarungen nach §§ 78b ff. SGB VIII wird dennoch häufig mit vertraglichen Kündigungsfristen gearbeitet. Eine gesetzliche Kündigungsfrist von drei Monaten gibt es jedoch nicht. § 78d SGB VIII arbeitet vielmehr mit Vereinbarungszeiträumen. Die Vereinbarungen sind für einen zukünftigen Zeitraum abzuschließen. Nach Ablauf des Vereinbarungszeitraums gelten die vereinbarten Vergütungen bis zum Inkrafttreten neuer Vereinbarungen weiter. Das ist etwas anderes als eine gesetzlich vorgeschriebene Kündigungsfrist.

Deshalb sollten Leistungserbringer genau prüfen, ob ihre Vereinbarungen solche Kündigungsklauseln enthalten und welche Rechtsfolgen daran geknüpft werden. Wir würden insbesondere davon abraten, eine dreimonatige Kündigungsfrist bei Abschluss einer neuen Vereinbarung einfach zu akzeptieren, ohne deren Folgen geprüft zu haben. Denn damit kann sich ein Träger möglicherweise selbst eine zeitliche Beschränkung auferlegen, die das SGB VIII so nicht vorsieht. Gerade das Schreiben aus Münster zeigt, warum solche Regelungen problematisch werden können: Das Jugendamt erklärt selbst, dass die drei Monate aufgrund der Arbeitsbelastung inzwischen häufig nicht mehr ausreichen. Dann stellt sich zwangsläufig die Frage, warum Leistungserbringer überhaupt an eine solche zusätzliche vertragliche Frist gebunden werden sollen.

Das größere Problem ist aber das gesetzliche Rückwirkungsverbot gemäß § 78d SGB VIII!

Entgeltvereinbarungen sind prospektiv abzuschließen. Nachträgliche Ausgleiche sind grundsätzlich nicht zulässig. Eine neue Vereinbarung kann deshalb nicht beliebig rückwirkend in Kraft gesetzt werden. Das kann bei langen Bearbeitungszeiten erhebliche Folgen haben.

Ein einfaches Beispiel:
Eine Einrichtung erhält bislang 250 Euro pro Platz und Tag. Aufgrund gestiegener Personal- und Sachkosten sind künftig 270 Euro erforderlich. Der Leistungserbrinber fordert zur Neuverhandlung auf. Das Jugendamt benötigt aber vier Monate, bis eine neue Vereinbarung zustande kommt. Die zusätzlichen Kosten entstehen während dieser vier Monate trotzdem. Die Beschäftigten erhalten ihre Vergütung, Tarifsteigerungen müssen umgesetzt werden und auch die übrigen Kosten laufen weiter. Bei sieben belegten Plätzen und einer Differenz von 20 Euro pro Tag fehlen der Einrichtung bereits rund 4.200 Euro im Monat. Nach vier Monaten sind es rund 16.800 Euro. Diese 16.800 Euro können nicht ohne Weiteres durch eine später vereinbarte rückwirkende Entgelterhöhung ausgeglichen werden. Genau deshalb ist die Bearbeitungsdauer einer Entgeltverhandlung nicht nur eine Verwaltungsfrage. Sie kann unmittelbar Geld kosten.

Wer trägt die Kosten der verzögerten Bearbeitung?

Die Stadt Münster begründet in unserem Beispielfall die Situation mit der Arbeitsbelastung des Amtes. Das mag tatsächlich der Grund sein. Nur kann die Arbeitsbelastung eines Jugendamtes nicht dazu führen, dass die daraus entstehenden finanziellen Folgen bei den Einrichtungen landen. Ein Träger kann weder die Personalausstattung noch die internen Abläufe eines Jugendamtes beeinflussen. Er kann aber auch nicht über Monate höhere Personal- und Sachkosten aus eigener Tasche finanzieren. Deshalb reicht es nicht, über längere Vorlaufzeiten nachzudenken. Eine Lösung nach dem Motto „Dann müssen die Träger ihre Entgeltverhandlungen eben noch früher beginnen“ überzeugt nicht. Wenn eine Kalkulation künftig beispielsweise sechs Monate vor Beginn des neuen Vereinbarungszeitraums vorgelegt werden müsste, verlagert man das Problem lediglich. Der Träger müsste Personal- und Sachkosten immer weiter im Voraus prognostizieren.  Gerade Tarifentwicklungen und andere Kostenveränderungen lassen sich aber nicht beliebig weit im Voraus zuverlässig kalkulieren.

Nach sechs Wochen gibt es die Schiedsstelle für stationäre und teilstationäre Angebote

An dieser Stelle wird § 78g Abs. 2 SGB VIII interessant. Kommt innerhalb von sechs Wochen nach der schriftlichen Aufforderung zu Verhandlungen keine Vereinbarung zustande, kann die Schiedsstelle angerufen werden. Der Gesetzgeber hat also durchaus berücksichtigt, dass Entgeltverhandlungen nicht unbegrenzt dauern sollen. Die Sechs-Wochen-Frist bekommt durch das Rückwirkungsverbot besondere Bedeutung. Denn bei einer Entscheidung der Schiedsstelle gelten besondere Regeln für den Zeitpunkt des Inkrafttretens. Wird kein anderer Zeitpunkt bestimmt, wird die Festsetzung grundsätzlich mit dem Tag wirksam, an dem der Antrag bei der Schiedsstelle eingegangen ist. Damit entsteht für die Träger ein Problem:

Wenn das Jugendamt bereits ankündigt, dass Entgeltverhandlungen regelmäßig länger als drei Monate dauern, kann ein Träger wirtschaftlich unter Druck geraten, bereits nach Ablauf der sechs Wochen über die Anrufung der Schiedsstelle nachzudenken.

Nicht weil er unbedingt streiten möchte. Sondern weil weiteres Abwarten wegen des Rückwirkungsverbots Geld kosten kann. Das ist eine ziemlich unbefriedigende Situation. Die Lösung kann nicht eine noch längere Frist sein

Wir wissen nicht, welche Vorschläge die Stadt Münster am 23.09.2026 machen wird. Deshalb sollte man dem Gespräch nicht vorgreifen. Eine Verlängerung der bisherigen Kündigungsfrist hielten wir allerdings für den falschen Ansatz.

Wenn eine gesetzlich gar nicht vorgeschriebene dreimonatige Kündigungsfrist wegen der Bearbeitungszeiten des Jugendamtes nicht mehr funktioniert, liegt es nicht gerade nahe, daraus eine vier-, sechs- oder neunmonatige Frist zu machen.
Vielmehr sollte zunächst gefragt werden, weshalb eine solche Kündigungsfrist überhaupt erforderlich ist. Auch von Stillhalteabreden oder einem Verzicht auf die rechtzeitige Anrufung der Schiedsstelle würden wir Trägern ohne vorherige rechtliche Prüfung abraten. Denn ein Träger muss wissen, welche wirtschaftlichen Folgen sein Abwarten haben kann.

Was man am 23.09.2026 in Münster besprechen sollte:

Natürlich gibt es Möglichkeiten, Entgeltverhandlungen schneller zu machen. Darüber lohnt sich ein Gespräch. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen lassen sich dadurch aber nicht verändern. Deshalb sollten die eingeladenen Träger am 23.09.2026 vor allem zwei Fragen stellen:

Frage 1: Warum wird mit einer dreimonatigen Kündigungsfrist gearbeitet, obwohl das SGB VIII eine solche Frist nicht vorsieht?

Frage 2: Wie verhindert die Stadt Münster, dass Träger aufgrund der langen Bearbeitungszeiten und des Rückwirkungsverbots nach § 78d SGB VIII finanzielle Nachteile erleiden?

Darauf braucht es Antworten.

Kündigungsfristen in bestehenden Vereinbarungen prüfen!

Das Schreiben aus Münster ist auch für Leistungserbringer außerhalb Münsters interessant. Wer eine Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsentwicklungsvereinbarung nach §§ 78b ff. SGB VIII abgeschlossen hat, sollte einmal nachsehen, ob darin eine Kündigungsfrist enthalten ist. Bei neuen Vereinbarungen sollte eine solche Klausel nicht einfach unterschrieben werden, nur weil sie vom Jugendamt vorgegeben wird. Und nochmal: Das Gesetz schreibt eine dreimonatige Kündigungsfrist nicht vor.

Die Arbeitsbelastung eines Jugendamtes darf nicht dazu führen, dass freie Träger die Kosten der verzögerten Bearbeitung übernehmen.
Dr. Frank Plaßmeyer (IJOS GmbH)

Und wer eine Entgeltverhandlung einleitet, sollte außerdem genau dokumentieren, wann die schriftliche Aufforderung zur Verhandlung beim Jugendamt eingegangen ist. Nach Ablauf von sechs Wochen sollte dann bewusst entschieden werden, ob weiterverhandelt werden kann oder ob zur Wahrung der wirtschaftlichen Interessen die Schiedsstelle angerufen werden muss. Niemand möchte unnötige Schiedsstellenverfahren. Es kann aber auch nicht richtig sein, dass ein Träger monatelang auf eine Entgeltverhandlung wartet und anschließend feststellt, dass er die in dieser Zeit entstandene Finanzierungslücke wegen des Rückwirkungsverbots nicht mehr schließen kann.

Unterstützung von IJOS: Entgeltvereinbarungen