Die Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO verpflichten Verantwortliche dazu, betroffene Personen umfassend darüber zu informieren, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage, mit welchen Empfängern und für welche Dauer. Diese Information muss verständlich, vollständig und zum Zeitpunkt der Datenerhebung oder – bei Dritterhebung – spätestens innerhalb eines Monats erfolgen.

Für Leistungserbringer in der Sozialwirtschaft ist die Umsetzung dieser Pflicht anspruchsvoll, da häufig verschiedene Datenquellen, Zielgruppen und Rechtsgrundlagen zusammenwirken – etwa bei der Erhebung von Daten bei Klient*innen, Angehörigen, Mitarbeitenden oder externen Fachkräften. Besonders relevant ist die Informationspflicht in Fällen, in denen die betroffene Person nicht direkt beteiligt ist, z. B. bei Informationen von Jugendämtern oder durch andere Einrichtungen im Rahmen der Fallarbeit.

Informationspflichten gelten unabhängig davon, ob die betroffenen Personen aktiv ihre Rechte geltend machen. Sie müssen proaktiv erfüllt werden und können nur unter engen Voraussetzungen entfallen – etwa wenn die betroffene Person bereits ausreichend informiert wurde oder wenn die Information einen unverhältnismäßigen Aufwand darstellen würde. In der Praxis ist es daher sinnvoll, standardisierte, zielgruppenspezifische Informationsblätter bereitzuhalten.

Die IJOS Datenschutzmanagement-Software (DSM) unterstützt die Erstellung, Pflege und strukturierte Ablage von Informationen nach Artikel 13 und 14 DSGVO. Diese können direkt den jeweiligen Verarbeitungstätigkeiten zugeordnet und bei Änderungen der Prozesse oder Rechtsgrundlagen leicht aktualisiert werden. Die IJOS GmbH stellt im Rahmen ihrer Datenschutzberatung praxisgerechte Formulare bereit und begleitet deren Anpassung an die konkreten Abläufe und Zielgruppen der jeweiligen Einrichtung.

Eine ordnungsgemäße Erfüllung der Informationspflichten ist nicht nur ein zentrales Element der Rechenschaftspflicht, sondern auch ein wichtiges Instrument zur Vertrauensbildung gegenüber Klient*innen, Mitarbeitenden und Kooperationspartnern.