Die IJOS Datenschutzmanagement-Software (DSM) ist eine webbasierte Fachanwendung zur strukturierten Umsetzung, Dokumentation und Pflege aller relevanten Datenschutzanforderungen nach DSGVO. Sie wurde speziell für Leistungserbringer in der Sozialwirtschaft entwickelt und unterstützt diese bei der datenschutzkonformen Organisation ihrer internen Abläufe – von der Erfassung von Verarbeitungstätigkeiten über das Löschkonzept bis hin zur Risikobewertung.

Die DSM ist so aufgebaut, dass sie die komplexen Anforderungen sozialer Einrichtungen systematisch abbildet und dabei praxisnah und verständlich bleibt. Im Zentrum stehen individuell erstellte Verarbeitungstätigkeiten, die nicht auf starren Mustern basieren, sondern gemeinsam mit der IJOS GmbH passgenau erarbeitet werden – abgestimmt auf die tatsächlichen Abläufe und Strukturen vor Ort.

Alle datenschutzrelevanten Elemente wie Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA), Betroffenenanfragen, Vorfallmanagement und Auftragsverarbeitung sind miteinander verknüpft und jederzeit auswertbar. Über die DSM kann zu jedem Zeitpunkt ein vollständiges Löschkonzept erzeugt werden, das auf den tatsächlichen Prozessen und Datenbeständen der Einrichtung basiert.

Die DSM bietet darüber hinaus umfassende Möglichkeiten zur Steuerung der Datenschutzorganisation: Zuständigkeiten können hinterlegt, Schulungsstände dokumentiert und Verantwortlichkeiten abgebildet werden. Regelmäßige Prüf- und Aktualisierungszyklen sind im System vorgesehen und unterstützen die Rechenschaftspflicht nach DSGVO.

Für alle Datenschutzkunden der IJOS GmbH steht die Nutzung der DSM im Rahmen des laufenden Datenschutzmandats zur Verfügung. Die Software ist cloudbasiert, datenschutzkonform gehostet und kann ohne lokale Installation über einen Internetbrowser genutzt werden. Schulungen und fachliche Begleitung durch die Datenschutzbeauftragten der IJOS GmbH sorgen dafür, dass die DSM nicht nur als Dokumentationsplattform genutzt wird, sondern als aktives Arbeitsmittel im Datenschutzalltag dient.