Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist eine gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation gemäß Artikel 30 DSGVO und stellt eine zentrale Grundlage für die datenschutzkonforme Organisation bei Leistungserbringern in der Sozialwirtschaft dar. Es dokumentiert strukturiert, welche personenbezogenen Daten in welchen Abläufen verarbeitet werden – etwa im Rahmen der Betreuung von Leistungsberechtigten, bei der Personalverwaltung oder gegenüber Kostenträgern.
Leistungserbringer in der Kinder- und Jugendhilfe, der Eingliederungshilfe oder der Pflege verarbeiten regelmäßig besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Dazu zählen insbesondere Gesundheitsdaten, sozialpädagogische Einschätzungen, biografische Angaben oder Informationen zur familiären Situation. Ein gut gepflegtes Verzeichnis unterstützt dabei, die Übersicht über sämtliche Verarbeitungsvorgänge zu behalten, Risiken zu erkennen und rechtliche Anforderungen verlässlich umzusetzen.
Das Verzeichnis enthält Angaben zu den Zwecken der Verarbeitung, den Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten, etwaigen Empfängern, Übermittlungen in Drittländer, geplanten Löschfristen sowie den eingesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen. Es ist nicht öffentlich, muss jedoch gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde jederzeit vorgelegt werden können.
Für Leistungserbringer, die die IJOS Datenschutzmanagement-Software (DSM) nutzen, werden sämtliche Verarbeitungstätigkeiten individuell und passgenau erarbeitet. Dabei werden die tatsächlichen fachlichen Abläufe und Strukturen der jeweiligen Organisation berücksichtigt – auf den Einsatz pauschaler Muster wird bewusst verzichtet. Das DSM ermöglicht eine transparente und fortlaufend aktualisierbare Dokumentation, die neben dem Verzeichnis auch eine strukturierte Risikobewertung, die Abbildung technischer und organisatorischer Maßnahmen sowie die Umsetzung eines Löschkonzepts umfasst. Damit wird das Verzeichnis zu einem praxisnahen Steuerungsinstrument im datenschutzkonformen Alltag sozialer Organisationen.