Leistungserbringer in der Eingliederungs- und Jugendhilfe verarbeiten regelmäßig besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Ob es um sensible Gesundheitsdaten, Sozialberichte oder Dokumentationen zur Kindeswohlgefährdung geht – Datenschutz ist hier nicht nur eine rechtliche Anforderung, sondern auch eine Frage des Vertrauens. In bestimmten Fällen verlangt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), um Risiken für betroffene Personen frühzeitig zu erkennen und geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen.

Die DSFA ist gemäß Artikel 35 DSGVO immer dann durchzuführen, wenn eine geplante Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringt. Dies kann beispielsweise bei der Einführung neuer Software zur elektronischen Klientenverwaltung, der Nutzung von Cloud-Diensten für Sozialdaten oder der Videoüberwachung in Wohneinrichtungen der Fall sein. Besondere Aufmerksamkeit ist geboten, wenn Technologien mit erhöhtem Datenschutzrisiko eingesetzt werden. Dazu gehören unter anderem künstliche Intelligenz (KI) und cloudbasierte Dienste wie Microsoft 365. Der Einsatz solcher Systeme erfordert eine besonders sorgfältige Prüfung, da personenbezogene Daten oft außerhalb des eigenen IT-Systems verarbeitet und automatisierte Entscheidungen getroffen werden können.

Die Datenschutz-Folgenabschätzung besteht aus drei zentralen Schritten: Zunächst wird eine systematische Beschreibung der geplanten Verarbeitung erstellt, einschließlich Zweck, Art der Daten und betroffener Personen. Anschließend erfolgt eine Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung im Verhältnis zu ihrem Zweck. Der dritte und wichtigste Schritt ist die Risikobewertung. Hier wird analysiert, welche Risiken für die betroffenen Personen entstehen können, insbesondere im Hinblick auf den Verlust der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten.

Falls sich aus der Risikobewertung ergibt, dass die Verarbeitung erhebliche Risiken birgt, die nicht durch geeignete Maßnahmen minimiert werden können, muss die Aufsichtsbehörde konsultiert werden. In der Praxis bedeutet dies, dass Leistungserbringer frühzeitig geeignete technische und organisatorische Maßnahmen implementieren sollten, um Datenschutzverstöße zu vermeiden. Dazu gehören beispielsweise Verschlüsselungstechnologien, Zugriffsbeschränkungen oder Anonymisierungsverfahren.

Viele Träger unterschätzen die Bedeutung der Datenschutz-Folgenabschätzung und setzen neue digitale Systeme ein, ohne die rechtlichen Anforderungen vollständig zu prüfen. Dies kann zu erheblichen Haftungsrisiken führen, insbesondere wenn Datenschutzverletzungen auftreten. Eine sorgfältig durchgeführte DSFA ist daher nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wichtiges Instrument, um Vertrauen bei Klientinnen und Klienten sowie bei öffentlichen Trägern zu stärken.

Wir empfehlen ausdrücklich, eine DSFA nicht nur bei der Einführung neuer IT-Systeme durchzuführen, sondern auch für besonders sensible Arbeitsbereiche wie Hilfeplanung und Kinderschutz. In diesen Bereichen werden besonders schutzwürdige Daten verarbeitet, deren unsachgemäßer Umgang schwerwiegende Konsequenzen für die Betroffenen haben kann.

Leistungserbringer sollten sicherstellen, dass sie interne oder externe Datenschutzbeauftragte frühzeitig in den Prozess einbinden. Ein gut dokumentierter DSFA-Prozess kann im Falle einer Prüfung durch die Datenschutzbehörden nachweisen, dass die erforderlichen Schutzmaßnahmen getroffen wurden. In einer zunehmend digitalisierten Sozialwirtschaft ist dies ein zentraler Bestandteil verantwortungsvoller Unternehmensführung.

In der IJOS GmbH haben wir eine eigene Datenschutzabteilung, die auf die besonderen Anforderungen sozialwirtschaftlicher Leistungserbringer spezialisiert ist. Wir bieten praxisnahe Beratung zur Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), unterstützen bei der Erstellung sicherer Dokumentationen und begleiten Leistungserbringer bei der Umsetzung datenschutzkonformer Prozesse. Weitere Informationen sind unter https://datenschutzberatung-ijos.de zu finden.