Die Einwilligung ist eine mögliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO und spielt in der Sozialwirtschaft insbesondere dann eine Rolle, wenn keine gesetzliche oder vertragliche Grundlage für eine Verarbeitung vorliegt. Beispiele sind die Veröffentlichung von Fotos, freiwillige Zusatzangebote, Evaluationen oder die Teilnahme an Projekten, die über die originären Leistungspflichten hinausgehen.

Damit eine Einwilligung wirksam ist, muss sie freiwillig, informiert, spezifisch und eindeutig erfolgen. Zudem muss sie in verständlicher Sprache formuliert sein und darf nicht mit anderen Erklärungen „versteckt“ kombiniert werden. Insbesondere bei Klient*innen, die sich in Betreuung oder besonderen Lebenslagen befinden, ist auf die tatsächliche Freiwilligkeit besonders zu achten. Eine Einwilligung unter Druck, etwa weil sie mit einer Hilfegewährung in Verbindung gebracht wird, ist rechtlich angreifbar.

Die betroffene Person hat jederzeit das Recht, ihre Einwilligung zu widerrufen. Der Widerruf muss ebenso einfach möglich sein wie die Erteilung. Ab dem Zeitpunkt des Widerrufs ist jede weitere Verarbeitung unzulässig – es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage.

Ein häufiger Fehler in der Praxis ist die Einholung von Einwilligungen „zur Sicherheit“, obwohl die Verarbeitung eigentlich auf gesetzlicher Grundlage erfolgt. In diesen Fällen entsteht der Eindruck, dass die Verarbeitung auch verweigert werden könnte, was zu Missverständnissen und rechtlicher Unsicherheit führt. Es ist daher entscheidend, bei jeder Datenverarbeitung zu prüfen, ob tatsächlich eine Einwilligung erforderlich ist – oder ob andere Rechtsgrundlagen besser passen.

Die IJOS Datenschutzmanagement-Software (DSM) bietet die Möglichkeit, Einwilligungen strukturiert zu erfassen, einzelnen Verarbeitungstätigkeiten zuzuordnen und deren Status nachvollziehbar zu dokumentieren – inklusive Widerrufsdaten. Die IJOS GmbH unterstützt bei der rechtssicheren Gestaltung von Einwilligungserklärungen, abgestimmt auf die fachlichen Abläufe und Zielgruppen der jeweiligen Einrichtung.