Das Prinzip der Technikgestaltung, auch bekannt als „Privacy by Design“, ist in Art. 25 DSGVO verankert und verpflichtet Verantwortliche dazu, Datenschutz bereits bei der Entwicklung und Auswahl von IT-Systemen, Prozessen und technischen Lösungen mitzudenken und umzusetzen. Für Einrichtungen der Sozialwirtschaft bedeutet dies, dass der Schutz personenbezogener Daten nicht erst bei der Anwendung, sondern schon bei der Konzeption neuer Verfahren, Softwarelösungen oder digitaler Prozesse berücksichtigt werden muss. Datenschutz darf nicht als nachträglicher Zusatz verstanden werden, sondern muss integraler Bestandteil jeder technischen Entscheidung sein – von der Auswahl eines Dokumentationssystems bis zur Einführung digitaler Kommunikationstools.

Privacy by Design verlangt, dass Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um die Grundsätze der DSGVO – insbesondere Datenminimierung, Zweckbindung, Speicherbegrenzung und Integrität – bereits in die Struktur der Verarbeitung zu integrieren. In der Praxis heißt das zum Beispiel, dass Systeme so konfiguriert werden müssen, dass nur die jeweils benötigten Datenfelder sichtbar sind, dass automatische Löschroutinen eingerichtet werden, dass der Zugriff auf personenbezogene Daten nach dem Need-to-know-Prinzip begrenzt ist und dass Datenverschlüsselung standardmäßig aktiv ist. Auch die Möglichkeit zur Pseudonymisierung oder zur lokalen Datenspeicherung kann eine geeignete Maßnahme der Technikgestaltung sein – abhängig vom jeweiligen Verarbeitungszweck und Risiko.

Einrichtungen, die digitale Lösungen einkaufen oder entwickeln lassen, müssen darauf achten, dass diese Anforderungen bereits in der Ausschreibung, in Verträgen und im Projektverlauf klar definiert und überprüfbar umgesetzt werden. Viele Anbieter werben zwar mit Datenschutzkonformität, bieten aber nur Standardlösungen ohne spezifische Anpassungen an den Sozialbereich. Wer Systeme einführt, die zwar funktional sind, aber zentrale Anforderungen der DSGVO ignorieren, verletzt nicht nur seine Pflichten, sondern setzt die betroffenen Personen einem vermeidbaren Risiko aus. Besonders kritisch ist der Umgang mit Systemen, die personenbezogene Daten unverschlüsselt speichern, umfangreiche Benutzerrechte vergeben oder keine datenschutzgerechten Protokollierungen ermöglichen.

Privacy by Design ist eng verknüpft mit dem Konzept „Privacy by Default“ – also der datenschutzfreundlichen Voreinstellung. Das bedeutet, dass technische Systeme von Anfang an so voreingestellt sein müssen, dass nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten verarbeitet werden. Wer etwa ein digitales Hilfeplanverfahren einführt, darf nicht standardmäßig alle Felder aktivieren, sondern muss die Voreinstellungen so wählen, dass nur die relevanten Bereiche sichtbar sind. Auch bei Cloud-Lösungen, mobilen Apps oder digitalen Kommunikationsplattformen ist zu prüfen, ob die Standardeinstellungen den Datenschutz gewährleisten oder ob sie manuell angepasst werden müssen, um rechtskonform zu sein.

Die IJOS Datenschutzmanagement-Software (DSM) bietet Einrichtungen der Sozialwirtschaft umfassende Unterstützung bei der Umsetzung der Technikgestaltung. Über das DSFA-Modul können neue Systeme risikoorientiert bewertet, datenschutzfreundliche Einstellungen identifiziert und Maßnahmen dokumentiert werden. Die Software ermöglicht es zudem, datenschutzrechtliche Anforderungen als verbindlichen Bestandteil von Projektplänen, IT-Beschaffungsrichtlinien oder Dienstleistungsverträgen zu integrieren. In der Praxis kann damit gewährleistet werden, dass Datenschutz nicht als lästige Nebenpflicht, sondern als integraler Bestandteil der Systemgestaltung behandelt wird. Die Whistleblower-Plattform der IJOS GmbH bietet darüber hinaus die Möglichkeit, technische Fehlkonfigurationen oder Verstöße gegen datenschutzfreundliche Voreinstellungen anonym zu melden – ein wichtiges Frühwarnsystem, insbesondere bei komplexen Systemumgebungen.

Technikgestaltung ist kein rein technisches Thema, sondern Ausdruck eines professionellen und verantwortungsbewussten Umgangs mit personenbezogenen Daten. Wer frühzeitig Datenschutz in die eigene IT-Strategie integriert, verhindert nicht nur spätere Bußgelder und Nachbesserungen, sondern stärkt auch das Vertrauen der Betroffenen und die digitale Souveränität der eigenen Organisation. Einrichtungen der Sozialwirtschaft, die Digitalisierung mit Datenschutzdenken verbinden, setzen ein starkes Zeichen für Qualität, Verantwortung und Zukunftsfähigkeit.