Zugriffsmanagement bezeichnet alle Maßnahmen, mit denen gesteuert wird, wer innerhalb einer Organisation auf welche personenbezogenen Daten zugreifen darf. Es ist ein zentrales Element der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) nach Artikel 32 DSGVO und dient in erster Linie dem Schutz der Vertraulichkeit. Für Leistungserbringer in der Sozialwirtschaft ist ein wirksames Zugriffsmanagement unverzichtbar, da viele verschiedene Berufsgruppen mit unterschiedlichen Rollen auf sensible Informationen zugreifen – von der Fachkraft über die Verwaltung bis hin zur externen IT.

Ein funktionierendes Zugriffsmanagement beginnt mit einer differenzierten Rechtevergabe: Jede Person erhält ausschließlich Zugang zu den Daten, die sie für ihre konkrete Aufgabe benötigt („Need-to-know“-Prinzip). Dies gilt für digitale Fachverfahren ebenso wie für Dateisysteme, E-Mail-Konten oder analoge Archivbereiche. Berechtigungen müssen dokumentiert, regelmäßig überprüft und bei Personalwechsel oder Aufgabenumstellungen angepasst werden.

Besondere Aufmerksamkeit erfordert der Zugang zu besonders schützenswerten Daten, etwa Gesundheitsdaten, Angaben zur Herkunft oder Inhalte aus Hilfeverläufen. Hier muss gewährleistet sein, dass nur ausdrücklich autorisierte Personen Zugriff haben und dass Zugriffe nachvollziehbar protokolliert werden können.

Ein häufiges Problem in der Praxis ist die pauschale Vergabe von Vollzugriffsrechten oder das Fortbestehen von Berechtigungen nach Tätigkeitsende. Ein gutes Zugriffsmanagement umfasst daher auch Regelungen zur Vergabe, Änderung und Entziehung von Zugriffsrechten – idealerweise eingebettet in ein Rollen- und Berechtigungskonzept.

Die IJOS Datenschutzmanagement-Software (DSM) ermöglicht die Dokumentation der jeweils eingeräumten Zugriffsrechte im Rahmen der einzelnen Verarbeitungstätigkeiten. So wird nachvollziehbar, welche Stellen Zugriff auf welche Daten haben und wie die Rechte verwaltet werden. Die IJOS GmbH unterstützt beim Aufbau transparenter und datenschutzkonformer Zugriffsregelungen, angepasst an die Strukturen und Fachprozesse der jeweiligen Einrichtung.