Ein Datenschutzvorfall – offiziell „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“ genannt – liegt vor, wenn es zu einer unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Verarbeitung kommt, durch die personenbezogene Daten verloren gehen, verändert, unbefugt offengelegt oder unzugänglich gemacht werden. Die rechtliche Grundlage hierfür bildet Artikel 33 DSGVO. Für Leistungserbringer in der Sozialwirtschaft sind Datenschutzvorfälle nicht nur ein technisches, sondern auch ein organisatorisches Thema, da häufig besonders schützenswerte Daten betroffen sind – etwa aus Fallakten, Hilfeplänen oder medizinischen Unterlagen.

Ein Vorfall kann viele Formen annehmen: versehentlich versendete E-Mails, verlorene USB-Sticks, gehackte IT-Systeme oder unbeabsichtigte Offenlegung von Informationen im Rahmen von Fallbesprechungen oder Dokumentationsprozessen. Entscheidend ist nicht, ob tatsächlich ein Schaden entstanden ist, sondern ob ein Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen besteht.

Liegt ein solches Risiko vor, muss der Vorfall binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde gemeldet werden. In bestimmten Fällen ist zusätzlich eine Benachrichtigung der betroffenen Personen erforderlich. Die Meldung muss unter anderem den Hergang, die Art der betroffenen Daten, die möglichen Folgen sowie ergriffene Abhilfemaßnahmen beinhalten.

Leistungserbringer sollten über ein strukturiertes internes Verfahren zur Erkennung, Bewertung und Bearbeitung von Datenschutzvorfällen verfügen. Dieses Verfahren sollte nicht nur IT-Vorfälle erfassen, sondern auch Konstellationen aus dem pädagogischen und verwaltungsbezogenen Alltag einbeziehen. Über die IJOS Datenschutzmanagement-Software (DSM) können Datenschutzvorfälle dokumentiert, ausgewertet und revisionssicher archiviert werden.

Gerade bei Einrichtungen der Sozialwirtschaft ist eine schnelle Reaktion entscheidend, da häufig besonders sensible Daten betroffen sind und Meldefristen eingehalten werden müssen. Verzögerungen oder Fehleinschätzungen können zu erheblichen Sanktionen führen. Die IJOS GmbH steht ihren Kunden im Rahmen des Datenschutzmandats rund um die Uhr zur Verfügung, um bei der Bewertung, Einordnung und Bearbeitung von Datenschutzvorfällen zu unterstützen – einschließlich der Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und der Abwägung, ob eine Meldung erforderlich ist. So können Risiken frühzeitig erkannt und Bußgelder durch ein professionelles Vorgehen in vielen Fällen vermieden werden.