In der Kinder- und Jugendhilfe gehört es zum Alltag, dass Einrichtungen neben den vereinbarten Leistungsentgelten zusätzliche Geldmittel erhalten, die nicht für den allgemeinen Betrieb bestimmt sind, sondern den betreuten jungen Menschen persönlich zustehen. Diese Mittel – oftmals als Barbeträge bezeichnet – umfassen beispielsweise Taschengeld, Bekleidungsgeld oder Zuwendungen für Freizeitaktivitäten und Geburtstagsgeschenke. Sie sind nicht als Einnahmen des Leistungserbrigners zu betrachten, sondern stellen treuhänderisch verwaltete Gelder dar, die ausschließlich zugunsten der jeweiligen Person verwendet werden dürfen. Für Gründer*innen einer Jugendhilfeeinrichtung ist das ein zentrales Thema, das sowohl organisatorisch als auch buchhalterisch gut durchdacht werden muss, um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und Vertrauen bei den Kostenträgern zu schaffen.
Wesentlich ist zunächst die Erkenntnis, dass diese Barbeträge nicht als Teil der gewöhnlichen Betriebskosten oder Einnahmen in die allgemeine Buchhaltung der Einrichtung eingehen dürfen. Sie sind strikt von den Finanzströmen zu trennen, die beispielsweise für Personal, Miete oder Sachkosten vorgesehen sind. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Es handelt sich um zweckgebundene Mittel mit einem klaren Personenbezug. Eine Einrichtung verwaltet dieses Geld nicht für sich selbst, sondern als sogenannte Mittelverwalterin im Auftrag des jungen Menschen – vergleichbar mit einer Treuhandfunktion. Die ordnungsgemäße Handhabung ist damit nicht nur ein Gebot der Transparenz, sondern auch eine Frage der rechtlichen und fachlichen Integrität.
In der praktischen Umsetzung bedeutet dies, dass für jedes einzelne Kind oder jede einzelne jugendliche Person ein eigenes Abrechnungssystem innerhalb der Buchhaltung etabliert werden sollte. Die IJOS GmbH empfiehlt hierfür nachdrücklich die Einrichtung personenspezifischer Debitorenkonten im Rahmen der Buchführung. Auf diesen Konten wird dokumentiert, wann und in welcher Höhe Barbeträge zugeflossen sind, etwa durch Überweisungen der öffentlichen Hand, und wann Ausgaben erfolgt sind – sei es in Form von wöchentlichem Taschengeld, dem Kauf einer Winterjacke oder der Finanzierung eines Kinobesuchs. Entscheidend ist, dass jede Bewegung dokumentiert und jederzeit überprüfbar ist, sowohl intern als auch extern.
Ein solches System dient nicht nur der eigenen Übersicht, sondern hat in der Praxis einen ganz konkreten Nutzen: Es erlaubt der Einrichtung, bei Rückfragen oder externen Prüfungen lückenlos nachzuweisen, dass die Gelder zweckentsprechend verwendet wurden. Es schützt außerdem vor dem Vorwurf einer unsachgemäßen Mittelverwendung, der im schlimmsten Fall zu Rückforderungen oder gar zum Verlust der Betriebserlaubnis führen kann. Zugleich signalisiert eine saubere Buchführung in diesem Bereich auch Professionalität und Verantwortungsbewusstsein gegenüber Partnern und Behörden, was gerade für neue Träger von besonderer Bedeutung ist.
Ein häufig anzutreffender Fehler – insbesondere in jungen Einrichtungen – ist die Verwaltung dieser Beträge über eine zentrale Barkasse ohne personenbezogene Dokumentation. Auch die Verrechnung über allgemeine Betriebskonten führt regelmäßig zu Intransparenz und Missverständnissen. Diese Vorgehensweisen mögen kurzfristig praktikabel erscheinen, erweisen sich aber spätestens bei der ersten Prüfung als riskant und unprofessionell. Die damit verbundenen Korrekturen und Nachbuchungen sind oft aufwendig, zeitraubend und können das Vertrauen in die Einrichtung nachhaltig beschädigen.
Die langjährige Beratungspraxis der IJOS GmbH zeigt deutlich, dass Einrichtungen, die von Beginn an auf ein strukturiertes, differenziertes Buchungssystem setzen, nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch souveräner gegenüber externen Prüfungen auftreten. Die individuelle Zuordnung der Barbeträge ist keine bürokratische Pflichtübung, sondern ein zentraler Baustein für Seriosität, Vertrauenswürdigkeit und wirtschaftliche Tragfähigkeit. Wer als Gründer*in diesen Aspekt ernst nimmt und entsprechende Strukturen frühzeitig etabliert, schafft eine solide Grundlage für nachhaltigen Erfolg in der Kinder- und Jugendhilfe.