Die Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen stellt eine der zentralen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung dar und betrifft insbesondere Einrichtungen der Sozialwirtschaft, die regelmäßig mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeiten. Gemeint ist die gesetzlich verankerte Pflicht, Datenschutzverstöße unverzüglich, möglichst innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden, an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu melden, sofern diese Verletzung voraussichtlich ein Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringt.

Eine solche Datenschutzverletzung kann sich in vielfältiger Weise äußern. In der Praxis gehören dazu etwa der Verlust von Klientenakten, das versehentliche Versenden personenbezogener Daten an falsche Empfänger, der Diebstahl von mobilen Endgeräten mit unverschlüsselten personenbezogenen Informationen oder auch Cyberangriffe auf IT-Systeme, in deren Folge personenbezogene Daten abgeflossen sind. Besonders schwerwiegend sind diese Vorfälle, wenn sie besonders schützenswerte Daten nach Art. 9 DSGVO betreffen, wie zum Beispiel Gesundheitsdaten, Angaben zur religiösen Überzeugung oder Informationen über Unterstützungsbedarfe. Sozialwirtschaftliche Einrichtungen tragen hierbei eine besondere Verantwortung, da die Betroffenen oftmals in vulnerablen Lebenslagen sind und von einer unbefugten Offenlegung ihrer Daten erheblich betroffen sein können.

Verantwortlich für die Einhaltung der Meldepflicht ist die Leitung der jeweiligen Einrichtung bzw. der Träger, der als datenschutzrechtlich Verantwortlicher fungiert. Sobald eine Datenschutzverletzung festgestellt wird, ist dieser verpflichtet, den Vorfall sorgfältig zu analysieren und zu bewerten, ob tatsächlich ein meldepflichtiges Risiko vorliegt. Diese Bewertung muss dokumentiert werden, unabhängig davon, ob es zu einer Meldung kommt oder nicht. Sollte die Einschätzung ergeben, dass ein Risiko besteht, muss eine formale Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde erfolgen, die genaue Angaben über Art, Umfang und mögliche Folgen des Vorfalls sowie über getroffene Gegenmaßnahmen enthalten muss. Ist das Risiko als hoch einzustufen, müssen zusätzlich auch die betroffenen Personen informiert werden, damit sie selbst angemessen reagieren können.

Ein effektives Datenschutzmanagementsystem ist die Grundlage für die Erfüllung dieser Pflichten. In der Praxis bedeutet dies, dass Mitarbeitende durch Schulungen für Datenschutzverstöße sensibilisiert werden müssen und dass interne Prozesse vorhanden sein müssen, um Vorfälle schnell, nachvollziehbar und rechtssicher zu erfassen. Die IJOS Datenschutzmanagement-Software (DSM) stellt für diesen Zweck eine erprobte Lösung dar. Sie ermöglicht es, Datenschutzverletzungen strukturiert zu erfassen, automatisch zu bewerten und in einer revisionssicheren Form zu dokumentieren. Gleichzeitig unterstützt sie die Einhaltung der Meldefristen und die rechtskonforme Kommunikation mit Behörden und Betroffenen. Damit erfüllt die Software nicht nur die Anforderungen der Meldepflicht, sondern auch die Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO, die von jeder verantwortlichen Stelle verlangt, die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Grundsätze nachweisen zu können.

Zusätzlich zur strukturierten internen Bearbeitung von Datenschutzverstößen gewinnen auch externe Meldemöglichkeiten zunehmend an Bedeutung. Seit Inkrafttreten der EU-Richtlinie 2019/1937 und des darauf aufbauenden Hinweisgeberschutzgesetzes sind größere Einrichtungen verpflichtet, interne Meldesysteme für Hinweisgeber vorzuhalten. Die von der IJOS GmbH bereitgestellte Whistleblower-Plattform erfüllt diese Anforderungen und ermöglicht es Mitarbeitenden, Hinweise auf Datenschutzverstöße oder andere Missstände vertraulich und sicher abzugeben. Sie trägt damit dazu bei, Risiken frühzeitig zu erkennen und rechtskonform zu bearbeiten, bevor ein Schaden für die Einrichtung oder die Betroffenen entsteht.

Insgesamt ist die Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen ein zentrales Steuerungsinstrument der DSGVO, das nur dann wirksam umgesetzt werden kann, wenn Organisationen über klare Zuständigkeiten, rechtssichere Prozesse und ein angemessenes technisches System zur Bearbeitung von Datenschutzverstößen verfügen. Die IJOS GmbH unterstützt Einrichtungen der Sozialwirtschaft sowohl mit Softwarelösungen als auch mit fachlicher Beratung dabei, diese Anforderungen praxistauglich umzusetzen und das Vertrauen in den Umgang mit personenbezogenen Daten dauerhaft zu sichern.