Der Datenschutzbeauftragte ist eine nach Artikel 37 DSGVO benannte Person, die den Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter bei der Umsetzung und Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben unterstützt. In der Sozialwirtschaft ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten in nahezu allen Fällen verpflichtend – unabhängig von der Anzahl der Mitarbeitenden.

Hintergrund ist, dass Leistungserbringer regelmäßig besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 DSGVO verarbeiten. Dazu zählen insbesondere Gesundheitsdaten, Angaben zur Herkunft, religiöse Überzeugungen, Informationen zum Sozialverhalten oder zu Hilfebedarfen. Sobald diese Daten in einem systematischen Verfahren verarbeitet werden – etwa im Rahmen von Hilfeplanung, Dokumentation oder Abrechnung – greift die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten unmittelbar.

Die oft verbreitete Aussage, dass erst ab 20 Mitarbeitenden eine Benennungspflicht nach § 38 BDSG besteht, ist in diesem Zusammenhang irreführend. Diese Schwelle gilt nur, wenn nicht regelmäßig besonders sensible Daten verarbeitet werden. Für nahezu alle sozialen Einrichtungen greift die Benennungspflicht bereits durch die Art der Datenverarbeitung – unabhängig von der Personenzahl.

Zu den gesetzlichen Aufgaben des Datenschutzbeauftragten gehören die Unterrichtung und Beratung der Leitung und Mitarbeitenden, die Überwachung der Einhaltung der DSGVO, die Beratung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, die Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde sowie die Anlaufstelle für betroffene Personen. Der Datenschutzbeauftragte ist weisungsfrei und darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht benachteiligt werden.

Die Benennung kann intern oder extern erfolgen. Viele Träger entscheiden sich bewusst für die externe Benennung, um Fachwissen, Unabhängigkeit und organisatorische Entlastung zu kombinieren. Die IJOS GmbH stellt auf Wunsch einen externen Datenschutzbeauftragten zur Verfügung. Die Konditionen für Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe sind transparent unter folgendem Link einsehbar: https://datenschutzberatung-ijos.de/kinder-und-jugendhilfe/datenschutz-preise-jugendhilfe/

Die IJOS Datenschutzmanagement-Software (DSM) unterstützt die Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten durch strukturierte Dokumentation, Aufgabenverwaltung, Risikoanalysen und regelmäßige Fortschrittskontrollen – abgestimmt auf die spezifischen Anforderungen sozialer Organisationen.