In der Eingliederungs- und Jugendhilfe sind Leistungserbringer regelmäßig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befasst. Ob bei der Führung digitaler Klientenakten, der Nutzung externer Cloud-Dienste oder dem Einsatz von Software für die Personalverwaltung – sobald personenbezogene Daten an einen externen Dienstleister weitergegeben werden, kommt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ins Spiel.

Ein AVV ist ein Vertrag zwischen einem Verantwortlichen und einem Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Er regelt, unter welchen Bedingungen und mit welchen Sicherheitsmaßnahmen personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden dürfen. Ein typisches Beispiel wäre eine Einrichtung der Jugendhilfe, die eine externe IT-Firma mit dem Hosting von Betreuungsdokumentationen beauftragt. Da die IT-Firma dabei Zugriff auf personenbezogene Daten hat, ist ein AVV erforderlich.

Der Vertrag muss klar regeln, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck und unter welchen Sicherheitsvorkehrungen. Dazu gehören insbesondere Vertraulichkeitsvereinbarungen, Maßnahmen zur Datensicherheit sowie Regelungen zu Löschfristen und Kontrollrechten des Auftraggebers. Leistungserbringer müssen sicherstellen, dass sie nur mit Dienstleistern zusammenarbeiten, die ausreichende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten nachweisen können.

Fehlt ein solcher Vertrag oder ist er unzureichend, drohen empfindliche Bußgelder. Datenschutzaufsichtsbehörden prüfen zunehmend, ob Einrichtungen der Sozialwirtschaft die Anforderungen der DSGVO einhalten. Es ist daher ratsam, bestehende Verträge regelmäßig zu überprüfen und neue Vereinbarungen mit externen Dienstleistern konsequent abzuschließen.

Leistungserbringer sollten zudem darauf achten, dass die Verantwortung für die Datenverarbeitung weiterhin bei ihnen als Verantwortlichem liegt. Der Auftragsverarbeiter handelt weisungsgebunden und darf die Daten nicht für eigene Zwecke nutzen. In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass Anbieter von Softwarelösungen oder Cloud-Diensten standardisierte AVV-Vorlagen bereitstellen, die nicht immer den spezifischen Anforderungen sozialwirtschaftlicher Organisationen entsprechen. Eine sorgfältige Prüfung durch Datenschutzbeauftragte oder rechtliche Berater ist daher unverzichtbar.

Der Abschluss eines AVV ist nicht nur eine formale Notwendigkeit, sondern ein wichtiges Instrument zur Sicherstellung eines verantwortungsvollen Umgangs mit sensiblen personenbezogenen Daten. Gerade im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe sowie der Eingliederungshilfe sind die Schutzinteressen der betroffenen Personen besonders hoch. Wer hier auf einen rechtssicheren Umgang mit Daten achtet, schützt nicht nur sich selbst vor Haftungsrisiken, sondern trägt auch aktiv zur Wahrung des Vertrauens in soziale Dienstleistungen bei.

In der IJOS GmbH haben wir eine eigene Datenschutzabteilung, die auf die besonderen Anforderungen sozialwirtschaftlicher Leistungserbringer spezialisiert ist. Wir bieten praxisnahe Beratung zur Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), unterstützen bei der Erstellung sicherer Dokumentationen und begleiten Leistungserbringer bei der Umsetzung datenschutzkonformer Prozesse. Weitere Informationen sind unter https://datenschutzberatung-ijos.de zu finden.